POLITICA DE
CONFIDENȚIALITATE

Domeniu de aplicare

Confidențialitatea dumneavoastră este foarte importantă pentru noi. Această Politică de confidențialitate are scopul de a explica modul în care colectăm, stocăm, utilizăm și divulgăm datele dumneavoastră cu caracter personal de fiecare dată când utilizați serviciile noastre, vizitați site-ul nostru http://www.midia-international.ro cu toate subdomeniile ("Site") sau interacționați în orice alt mod cu Midia International. Acordăm o atenție deosebită prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal și vom lua toate măsurile pentru a ne asigura că datele sunt prelucrate în conformitate cu principiile stabilite în legislația aplicabilă privind protecția datelor din România, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE ("GDPR"), legislația națională de implementare a GDPR, precum și orice decizii emise de Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal privind protecția datelor cu caracter personal.

Operator

Operatorul este MIDIA INTERNATIONAL S.A., parte a Grupului Prodexport Logistics, cu sediul social în Port Midia, Năvodari, Județul Constanța, România, Tel +40 730 666 333, email: office@midia-international.ro (denumit în continuare Midia International).

Pentru orice alte informații despre datele cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați prin e-mail la office@midia-international.ro.

Principii generale

Datele cu caracter personal înseamnă orice informație privind o persoană identificată sau identificabilă; o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un identificator, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau unul sau mai multe elemente specifice identității sale fizice, fiziologice, genetice, morale, economice, culturale sau sociale.

Următoarele principii sunt fundamentale pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal:

• —Transparență și claritate: Când colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, veți fi informați despre identitatea operatorului, destinatarii datelor și motivele prelucrării. Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate exclusiv în scopurile și în condițiile stabilite în această Politică de confidențialitate și nu vor fi prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri.
• —Legitimitate: Colectăm și prelucrăm date cu caracter personal numai atunci când avem o bază legală. Folosim datele cu caracter personal doar în scopuri comerciale adecvate, când avem un interes legitim sau pentru a ne conforma obligațiilor legale.
• —Minimizare: Colectăm doar datele adecvate, relevante și necesare în raport cu scopurile prelucrării și luăm toate măsurile pentru a ne asigura că acestea sunt prelucrate într-un mod care asigură securitatea datelor.

Obligația de a furniza date

În cazul prelucrării datelor efectuate pentru executarea contractelor comerciale, îndeplinirea obligațiilor legale sau interesul legitim al Midia International, furnizarea datelor cu caracter personal poate fi obligatorie. În cazul prelucrării bazate pe consimțământul persoanei vizate, consimțământul și furnizarea datelor cu caracter personal sunt complet voluntare; pentru aceste cazuri, nu există efecte negative pentru dumneavoastră dacă alegeți să nu vă dați consimțământul sau să nu furnizați date cu caracter personal. Cu toate acestea, există cazuri în care Midia International are nevoie de anumite date cu caracter personal pentru a-și îndeplini obligațiile, de exemplu atunci când aceste date sunt necesare pentru a prelucra cererile dumneavoastră. În aceste cazuri, din păcate, nu va fi posibil să vă oferim ceea ce solicitați fără a furniza datele cu caracter personal relevante.

Utilizarea mijloacelor automate de prelucrare

În activitățile noastre, nu utilizăm procese decizionale automatizate în sensul articolului 22 din GDPR. Dacă vom aplica astfel de procese în viitor, vom informa persoanele vizate separat, în conformitate cu prevederile aplicabile.

Divulgarea datelor

Politica noastră este de a nu divulga, partaja, vinde sau închiria date cu caracter personal către terți în alt mod decât cel prevăzut în această Politică de confidențialitate.

Poate fi necesar să divulgăm date cu caracter personal (inclusiv acordarea unui drept de acces) partenerilor Midia International (de exemplu, furnizori de servicii, consultanți juridici și financiari) cu care am încheiat anterior contracte adecvate în condițiile stabilite în legislația UE și națională. Vom divulga date către terți doar în măsura necesară pentru efectuarea prelucrării în scopurile pentru care datele au fost colectate inițial și vom impune obligații de confidențialitate adecvate.

Midia International poate divulga date pentru a se conforma obligațiilor prevăzute de reglementările legale aplicabile sau pentru a se conforma unui ordin al unei instanțe sau al unei alte autorități publice, cum ar fi un mandat sau o citație. Midia International poate divulga, de asemenea, datele dumneavoastră cu caracter personal dacă considerăm cu bună-credință că o astfel de divulgare este necesară pentru a preveni frauda, a combate spălarea banilor sau operațiunile de finanțare a terorismului și pentru a proteja interesele legitime ale Midia International.

Transferul datelor în afara UE/SEE

Ca regulă generală, datele dumneavoastră nu vor fi transferate în afara Uniunii Europene / Spațiului Economic European (SEE). Cu toate acestea, anumiți furnizori de servicii terți pe care îi utilizăm (cum ar fi EmailJS pentru procesarea transmiterilor formularului de contact) pot prelucra date pe servere situate în afara SEE. În astfel de cazuri, protejăm și asigurăm protecția adecvată a transferului datelor dumneavoastră cu caracter personal prin asigurarea existenței unor garanții adecvate, cum ar fi Clauzele Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană.

Perioada de păstrare

În general, datele cu caracter personal colectate și utilizate vor fi stocate atât timp cât avem un interes legitim în păstrarea acestor date sau pentru orice perioadă mai lungă prevăzută de lege, o reglementare de păstrare a evidențelor sau solicitată de autoritățile publice. În cazul litigiilor, putem păstra datele dumneavoastră cu caracter personal până la finalizarea procedurilor, inclusiv în cursul oricărei căi de atac în fața instanței.

Imediat după expirarea perioadei de păstrare aplicabile, datele vor fi:

• (a)șterse sau distruse în siguranță; sau
• (b)transferate într-o arhivă (cu excepția cazului în care este interzis de lege sau de reglementarea aplicabilă de păstrare a evidențelor). În orice caz, datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi păstrate într-o formă care permite identificarea dumneavoastră mai mult decât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, sau conform legislației relevante în vigoare.

Securitate

Am luat măsuri organizatorice și tehnice pentru a asigura un nivel adecvat de securitate împotriva riscurilor care decurg din prelucrare, în special prin distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea, dobândirea sau accesul neautorizat, manipularea intenționată sau accidentală, accesul terților, ștergerea sau modificarea datelor cu caracter personal. Aceste măsuri includ transmisia criptată a datelor (HTTPS/SSL) și accesul restricționat la datele cu caracter personal pe baza principiului necesității de a cunoaște.

Veți fi notificați cu privire la o încălcare a securității datelor într-un termen rezonabil de la descoperirea încălcării, cu excepția cazului în care autoritatea relevantă stabilește că notificarea ar împiedica o anchetă penală sau ar pune în pericol securitatea națională. În acest caz, notificarea va fi amânată conform instrucțiunilor organismului autorizat. Vom răspunde prompt la orice solicitări legate de încălcarea datelor.

Drepturile persoanelor vizate

Ca persoană vizată, beneficiați de o serie de drepturi, detaliate mai jos.

• —Informare. Aveți dreptul de a fi informat cu privire la operațiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Midia International.
• —Retragere. Dacă vi s-a solicitat expres să consimțiți la o prelucrare specifică, puteți retrage consimțământul în orice moment.
• —Acces. Puteți solicita acces la datele dumneavoastră cu caracter personal. Dacă ne trimiteți o astfel de cerere, vă vom furniza toate informațiile despre scopurile prelucrării, categoriile de date prelucrate, categoriile de destinatari, perioada de păstrare a datelor și drepturile dumneavoastră de a rectifica, șterge sau restricționa datele accesate, dacă este cazul.
• —Portabilitate. Puteți obține o copie a datelor cu caracter personal pe care le-am înregistrat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și aveți dreptul de a transmite aceste date unui alt operator, acolo unde este fezabil din punct de vedere tehnic. Aveți acest drept doar atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau când prelucrarea se efectuează prin mijloace automate.
• —Restricționare. Puteți solicita restricționarea prelucrării în următoarele cazuri: pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal dacă le contestați; dacă prelucrarea este ilegală și preferați să restricționați datele cu caracter personal în loc să le ștergeți; dacă aveți nevoie ca noi să păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când aveți nevoie de aceste date pentru a apăra un drept în instanță; dacă v-ați opus prelucrării bazate pe interese legitime, pentru perioada în care se verifică dacă drepturile legitime ale Midia International prevalează asupra intereselor dumneavoastră.
• —Rectificare/Ștergere. Puteți solicita corectarea, modificarea sau ștergerea oricărei informații care este incompletă, expirată sau incorectă. Puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal dacă acestea nu mai sunt necesare pentru scopul prelucrării; dacă v-ați retras consimțământul în cazul prelucrării bazate pe consimțământ; dacă v-ați opus prelucrării datelor și nu există motive legitime imperative pentru prelucrare; dacă datele dumneavoastră cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; dacă datele trebuie șterse pentru a respecta o obligație legală aplicabilă Midia International.
• —Opoziție. Vă puteți opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal din motive legate de situația dumneavoastră particulară, în limitele și în condițiile prevăzute de lege. Midia International nu va mai prelucra datele cu caracter personal decât dacă demonstrează motive legitime imperioase pentru prelucrare care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră, sau prelucrarea este pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
• —Luarea automată a deciziilor. Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care vă privesc sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.
• —Depunerea unei plângeri. Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (http://www.dataprotection.ro).

Puteți face o cerere sau exercita aceste drepturi contactând Midia International la office@midia-international.ro. Ne vom asigura că sunt luate toate măsurile adecvate pentru a rezolva cererea dumneavoastră fără întârziere și, în orice caz, în termen de 30 (treizeci) de zile de la primirea cererii dumneavoastră. Informațiile vor fi furnizate prin mijloace electronice, dacă este posibil, cu excepția cazului în care solicitați altfel în scris.

Modificări

Midia International poate actualiza această Politică de confidențialitate din când în când pentru a reflecta practicile actuale de confidențialitate. Când facem modificări la această Politică de confidențialitate, vom revizui data ultimei actualizări din partea de sus a acestei pagini. Orice modificări materiale ale prelucrării datelor cu caracter personal descrise în această Politică de confidențialitate care vă afectează vor fi comunicate prin mijloace adecvate.

Condiții specifice privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal

Această secțiune descrie modul în care obținem și utilizăm datele dumneavoastră (scopul prelucrării), interesul legitim în prelucrare pentru aceste scopuri și condițiile specifice ale unei astfel de prelucrări.

Informații privind confidențialitatea datelor pentru vizitatorii Site-ului

Prin utilizarea http://www.midia-international.ro împreună cu toate subdomeniile sale, vă dați acceptul și consimțământul pentru practicile stabilite în această subsecțiune a Politicii de confidențialitate.

Date prelucrate

Puteți naviga pe Site-ul nostru fără a dezvălui date cu caracter personal. Cu toate acestea, dacă doriți să ne contactați pentru a adresa orice întrebări, comentarii sau sugestii, puteți face acest lucru completând formularul din secțiunea Contact a Site-ului, furnizând:

• •Prenume (obligatoriu)
• •Nume (obligatoriu)
• •Adresă de email (obligatoriu)
• •Număr de telefon (opțional)
• •Denumire companie (opțional)
• •Subiectul solicitării (obligatoriu)
• •Conținutul mesajului (obligatoriu)

Site-ul nu utilizează în prezent cookie-uri în scopuri de urmărire, analiză sau publicitate. Nu folosim Google Analytics sau orice alte instrumente de urmărire sau profilare ale terților. Site-ul folosește doar cookie-uri esențiale, funcționale, necesare pentru funcționarea corectă a site-ului web (cum ar fi preferința de limbă). În cazul în care acest lucru se va schimba în viitor, această Politică de confidențialitate va fi actualizată în consecință și, acolo unde este necesar, consimțământul dumneavoastră va fi obținut.

Scopul prelucrării

Informațiile furnizate prin completarea formularului de contact vor fi utilizate doar în scopul analizării cererii dumneavoastră și, dacă este acceptată de Midia International, pentru luarea tuturor măsurilor necesare pentru a oferi un răspuns sau a lua măsurile corespunzătoare privind serviciile noastre portuare, inclusiv manipularea mărfurilor vrac și general, operațiunile cu animale vii, depozitare, coordonare logistică și operațiuni portuare conexe. Refuzul de a furniza informațiile solicitate împiedică finalizarea procesului de înregistrare a cererii și face imposibilă comunicarea între dumneavoastră și Midia International.

Transmiterile formularului de contact sunt transmise printr-un serviciu terț de livrare a e-mailurilor (EmailJS), care acționează ca procesator de date în numele nostru și prelucrează datele exclusiv în scopul livrării solicitării dumneavoastră echipei noastre.

Interesul legitim în prelucrarea datelor cu caracter personal

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe baza consimțământului dumneavoastră, în conformitate cu prevederile articolului 6 (1) lit. a) din GDPR, precum și pe baza interesului nostru legitim de a răspunde la solicitări legate de activitățile noastre comerciale, în conformitate cu articolul 6 (1) lit. f) din GDPR.

Păstrarea datelor cu caracter personal

Vom păstra datele dumneavoastră pentru o perioadă de 3 ani (termenul general de prescripție conform legislației române), în toate cazurile în care, conform cererii dumneavoastră, datele pot fi necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, indiferent dacă aceasta are loc în cadrul unei proceduri în fața unei instanțe sau al unei proceduri administrative sau extrajudiciare. La expirarea acestei perioade, datele dumneavoastră vor fi șterse.

Informații privind confidențialitatea datelor pentru partenerii de afaceri

Date prelucrate

În contextul încheierii și executării contractelor comerciale, Midia International va prelucra, în calitate de operator independent, datele cu caracter personal ale reprezentanților (legali sau convenționali), persoanelor de contact desemnate în acest scop, transmise de partener sau colectate în alt mod de Midia International. Datele colectate și prelucrate în acest sens se referă la datele incluse în mod normal pe cărțile de vizită (nume, prenume, funcție, companie, număr de telefon, adresă de e-mail), inclusiv, după caz, informațiile necesare pentru acordarea unui drept de acces la sistemele sau echipamentele Midia International și, în anumite circumstanțe, numere de identificare naționale (cod numeric personal, serie CI, număr pașaport sau permis de conducere).

Dacă urmează să încheiați sau ați încheiat, în calitate de client, furnizor sau partener, un contract, acord, memorandum sau orice alt acord sau parteneriat cu Midia International, vă rugăm să vă asigurați că personalul dumneavoastră (reprezentanți legali sau convenționali, persoane de contact desemnate pentru executarea efectivă a contractelor sau orice altă persoană care acționează pentru și în numele dumneavoastră) este bine informat cu privire la Politica de confidențialitate a Midia International, conform acordului pe care l-ați încheiat cu noi.

Scopul prelucrării

Datele menționate mai sus sunt colectate și prelucrate în scopul încheierii și executării efective a contractelor de către Midia International. Folosim datele reprezentanților pentru comunicări privind executarea contractului și îndeplinirea obligațiilor și pentru menținerea relației contractuale cu partenerul de afaceri pe care îl reprezintă. În plus, putem folosi aceste date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, indiferent dacă aceasta are loc în cadrul unei proceduri în fața unei instanțe sau al unei proceduri administrative sau extrajudiciare.

Interesul legitim în prelucrarea datelor cu caracter personal

Prelucrăm datele cu caracter personal ale partenerilor noștri de afaceri persoane fizice pentru încheierea și executarea contractelor încheiate cu aceștia, conform articolului 6 (1) lit. b) din GDPR. Prelucrăm datele reprezentanților (legali sau convenționali), persoanelor de contact desemnate și persoanelor autorizate de partenerii de afaceri persoane juridice pentru interesele legitime ale Midia International, în conformitate cu prevederile articolului 6 (1) lit. f) din GDPR. Putem prelucra unele dintre datele dumneavoastră în contextul furnizării de informații autorităților relevante pe baza prevederilor legale aplicabile sau pentru a ne conforma obligațiilor legale. În acest caz, baza prelucrării este obligația legală conform articolului 6 (1) lit. c) din GDPR.

Păstrarea datelor cu caracter personal

Vom păstra datele pe întreaga durată a relației contractuale plus o perioadă suplimentară de 3 (trei) ani (termenul general de prescripție conform legislației române în scopul constatării sau apărării împotriva pretențiilor legale). În orice caz, datele sunt șterse dacă scopurile colectării sau prelucrării au fost atinse. Dacă datele cu caracter personal trebuie păstrate pentru respectarea unei obligații legale (de exemplu, obligația de a întocmi și păstra documentele financiar-contabile pentru o perioadă de 10 ani), aceste date vor fi păstrate până la sfârșitul perioadei relevante.

Informații privind confidențialitatea datelor pentru accesul la terminalul operațional

Date prelucrate

Terminalul Operațional Midia International ("Terminalul") este o zonă de frontieră și o facilitate portuară supusă regimului de control al Poliției de Frontieră, iar accesul și circulația în cadrul acestuia sunt supuse unor condiții restrictive conform legislației specifice. Dacă solicitați acces la Terminal, vom colecta de la dumneavoastră următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, semnătură, seria și numărul actului de identitate și numărul permisului de conducere (dacă este cazul), compania căreia aparțineți, compania pe care o vizitați, precum și imagini captate de camerele de supraveghere video instalate pentru monitorizarea facilității portuare.

Scopul prelucrării

Accesul la Terminal este disponibil doar la punctele speciale de acces. Toate persoanele care intră în Terminal trebuie să dețină și să prezinte personalului cu atribuții de control la punctul de acces, înainte de a intra în Terminal, documente de identificare valabile, fotografii și documente valabile cerute de legislația privind circulația pe drumurile publice, inclusiv, dar fără a se limita la, certificatul de înmatriculare, inspecția tehnică periodică, RCA (asigurarea) și permisul de conducere (în cazul accesului la Terminal cu mijloace de transport rutier) și, după caz, un document care dovedește necesitatea accesului.

Midia International solicită și verifică documentele menționate mai sus în calitate de operator portuar, ca parte a sarcinilor sale de adoptare și aplicare a măsurilor de securitate pentru facilitățile portuare împotriva incidentelor de securitate, întocmirea evidențelor de acces cerute de lege pentru controlul accesului la facilitățile portuare, monitorizarea facilităților portuare (inclusiv prin sisteme de supraveghere video instalate la punctele de acces și în incinta Terminalului), monitorizarea zonelor restricționate pentru a se asigura că numai persoanele autorizate au acces, în scopul supravegherii manipulării mărfurilor sau supravegherii manipulării proviziilor navei și pentru a asigura respectarea măsurilor de securitate și a regulilor la Terminal. De asemenea, prelucrăm date pentru a restricționa accesul persoanelor care au încălcat anterior obligațiile de conformitate cu securitatea, regulile de conduită sau au refuzat să repare daunele cauzate Terminalului pentru o perioadă de 12 luni de la data incidentului.

Persoanele care refuză sau nu pot să își dovedească identitatea și/sau să confirme scopul vizitei lor atunci când li se solicită vor fi refuzate la accesul în Terminal, iar tentativa lor de acces va fi raportată autorităților naționale și locale și personalului de securitate, aceste fapte fiind considerate contravenții (cu excepția cazului în care conform legii penale constituie infracțiuni).

Interesul legitim în prelucrarea datelor cu caracter personal

Prelucrăm datele cu caracter personal în scopurile menționate mai sus pentru a îndeplini obligațiile legale ale Midia International, conform articolului 6 (1) lit. c) din GDPR și în conformitate cu Regulamentul Portuar al porturilor maritime românești sub administrarea Companiei Naționale "Administrația Porturilor Maritime" S.A. Constanța și Codul Internațional pentru Securitatea Navelor și a Facilităților Portuare din 09.12.2002 acceptat prin Ordonanța de Urgență a Guvernului 80/2003 aprobată prin Legea 484/2003. Dacă prelucrăm date pentru obținerea despăgubirilor pentru daunele cauzate Terminalului sau pentru restricționarea accesului persoanelor, această prelucrare se realizează pe baza interesului legitim al Midia International, conform articolului 6 (1) lit. f) din GDPR.

Păstrarea datelor cu caracter personal

În general, datele cu caracter personal colectate și utilizate vor fi stocate atât timp cât avem un interes legitim în păstrarea acestor date sau pentru orice perioadă mai lungă prevăzută de lege, o reglementare de păstrare a evidențelor sau autorități publice. Imaginile captate de sistemele de supraveghere video vor fi stocate până la 30 de zile, cu excepția cazului în care imaginile sunt necesare pentru investigarea evenimentelor de securitate (caz în care imaginile vor fi stocate pe durata investigațiilor și a aplicării măsurilor de către autoritățile relevante). La expirarea perioadei de stocare, înregistrările vor fi distruse sau șterse, după caz, în funcție de suportul pe care au fost stocate.

Informații privind confidențialitatea datelor pentru accesul la clădirea administrativă

Date prelucrate

Accesul la clădirea administrativă se face prin puncte de acces special amenajate și este monitorizat. Dacă sunteți vizitator la birourile Midia International, vă vom solicita să ne furnizați următoarele date cu caracter personal la intrarea în incintă: nume, prenume, scopul vizitei, compania căreia aparțineți, departamentul/serviciul/persoana pe care o vizitați. De asemenea, vom prelucra date imagine colectate prin sistemul nostru de supraveghere video.

Scopul prelucrării

Datele menționate mai sus sunt prelucrate pentru a asigura siguranța și protecția persoanelor, bunurilor și valorilor, clădirilor și facilităților, precum și a împrejmuirilor, în scopul constatării încălcării obligațiilor și măsurilor de securitate și a regulilor de conduită aplicabile în incinta Midia International și al prevenirii și combaterii infracțiunilor.

Interesul legitim în prelucrarea datelor cu caracter personal

Conform articolului 6 (1) lit. c), respectiv f), prelucrarea datelor colectate de Midia International privind accesul la clădirea administrativă se bazează pe interesele legitime ale companiei, precum și pe obligația legală de supraveghere video.

Păstrarea datelor cu caracter personal

Registrele vizitatorilor vor fi stocate pentru o perioadă de 12 luni.